» Thông tin » Quy Định Chung Thủ Tục Công Chứng

Danh Sách Sinh Viên 

 Hå s¬ c«ng chøng

 

I/ ĐỐI VỚI CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH ĐÃ ĐƯỢC SOẠN THẢO SẴN.

1. Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu);

2. Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

3. Đối với cá nhân: Giấy tờ tuỳ thân của những người giao kết hợp đồng, giao dịch (CMND hoặc Hộ chiếu); Giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện).

     Đối với tổ chức: Giấy tờ chứng minh tư cách người đại diện của tổ chức, pháp nhân và giấy tờ tuỳ thân của người đó (CMND hoặc Hộ chiếu);

- Nếu đại diện theo pháp luật (Quyết định bổ nhiệm, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh..)

- Nếu đại diện theo uỷ quyền (Giấy uỷ quyền).

4. Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy tờ thay thế, đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó.

 

II/ ĐỐI VỚI CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH DO CÔNG CHỨNG VIÊN SOẠN THẢO THEO ĐỀ NGHỊ CỦA NGƯỜI YÊU CẦU CÔNG CHỨNG:

Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ gồm các giấy tờ đã nêu ở mục I trên đây và nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch với Công chứng viên.

 

* LƯU Ý:

1. Những giấy tờ hướng dẫn trên đây chỉ mang tính quy định chung. Căn cứ vào từng bộ hồ sơ yêu cầu công chứng cụ thể, Công chứng viên có thể đề nghị người yêu cầu công chứng bổ sung thêm giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có như:

            - Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân (Giấy đăng ký kết hôn, ly hôn, chứng tử, độcthân)

            - Giấy tờ chứng minh tài sản chung hay riêng của vợ chồng.

            - Tuỳ theo từng loại hình doanh nghiệp, giấy tờ có liên quan như Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH từ 2 thành viên trở lên, v.v...

2. Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ (bản photo) cho Công chứng viên, khi nộp bản photo thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu. Riêng với dự thảo hợp đồng, giao dịch thì phải nộp ít nhất là 02 bản.

 

Tr×nh tù c«ng chøng

 

I. CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH ĐÃ ĐƯỢC SOẠN THẢO SẴN.

Bước 1: Công chứng viên trực tiếp tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu công chứng theo thứ tự. Việc kiểm tra bao gồm cả kiểm tra hồ sơ có thuộc các trường hợp được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không (Thông tin, số liệu được lưu trữ tại Văn phòng Công chứng)

a/ Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Công chứng viên giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ.

b/ Trường hợp hồ sơ thiếu: Công chứng viên ghi Phiếu hướng dẫn yêu cầu bổ sung.

c/ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ. Nếu không thể công chứng ngay, thì chuyển bộ phận văn phòng thụ lý, ghi vào sổ công chứng và cấp phiếu hẹn.

 

 

Bước 2. Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch, nếu hợp đồng giao dịch không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Công chứng viên đề nghị các bên giao kết hợp đồng, giao dịch tự đọc lại dự thảo hoặc Công chứng viên đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch cho các bên nghe. Trường hợp các bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì Công chứng viên hướng dẫn các bên ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Việc ký của đại diện các tổ chức tín dụng đã đăng ký mẫu chữ ký tại Văn phòng công chứng Hội An được thực hiện theo quy trình riêng.

 

 

Bước 3. Công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

 

 

Bước 4. Bộ phận văn phòng tiếp nhận hồ sơ đã ký công chứng để đóng dấu vào hợp đồng, giao dịch và làm thủ tục thu phí công chứng.

 

 

Bước 5. Sau khi hoàn thành việc đóng dấu và thu phí công chứng, bộ phận văn phòng chuyển hợp đồng,  giao dịch cho Công chứng viên để cấp hợp đồng, giao dịch đã công chứng cho các bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch đó; đồng thời Công chứng viên cũng giao cho bộ phận lưu trữ một bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ yêu cầu công chứng.

 

Bước 6.  Bộ phận lưu trữ nhập dữ liệu lưu trên máy tính và lưu hồ sơ công chứng theo quy định.

 

II. CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH DO CÔNG CHỨNG VIÊN SOẠN THẢO THEO ĐỀ NGHỊ CỦA NGƯỜI YÊU CẦU CÔNG CHỨNG.

Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra, đối chiếu với bản chính các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng, ghi nhận nội dung và ý định giao kết hợp đồng, giao dịch của người yêu cầu công chứng.

Nếu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Công chứng viên lập hợp đồng, giao dịch.

            Nếu các bên giao kết đồng ý nội dung hợp đồng, giao dịch đã được lập trên thì tiến hành ký.

            Các bước khác theo trình tự chung.

 

THỜI HẠN CÔNG CHỨNG

 

            - Đối với hồ sơ công chứng đơn giản thì giải quyết ngay trong ngày.

            - Đối với những hồ sơ phức tạp thì tùy theo nhưng không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

            - Đối với những hồ sơ đặc biệt phức tạp cần phải xác minh hồ sơ thì không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

 

Lưu ý: Đối với những trường hợp cần xác minh thì thời gian xác minh thông tin và niêm yết công khai theo quy định của pháp luật không tính vào thời gian công chứng.

 

 Thủ tục này có hiệu lực kể từ ngày 05-01-2009.

                                                                                 TRƯỞNG VĂN PHÒNG

                                                                                                                                                                                                                                      (Đã ký)